System WIND+
będący własnością firmy Centrum Obsługi Finansów i specjalnie dla Niej stworzony zgodnie z jej wymogami zapewnia między innymi:
-) Bezpieczństwo
-) Skuteczność
-) Komunikację.
więcej ...
Oferta
część II
Podstawy skuteczności
DOŚWIADCZENIE I PROFESJONALIZM
Centrum Obsługi Finansów dysponuje wykwalifikowaną kadrą zaufanych osób. Daje to gwarancję profesjonalizmu obsługi Zleceniodawców, oraz dyskrecji i bezpieczeństwa działania. Od nowo zatrudnianych pracowników wymagane jest obowiązkowo przedstawienie zaświadczenia o niekaralności, jak również każdy pracownik ma obowiązek ukończenia w szczególności szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i nabycia umiejętności skutecznej negocjacji.
Procedury i procesy stosowane przez Centrum Obsługi Finansów, spełniają wszelkie wymogi Ustawy o ochronie danych osobowych, jak również wytyczne GIODO, w zakresie przechowywania i przetwarzania danych osobowych.
Wszelkie dane, informacje, sprzęt komputerowy, pomieszczenia i zasoby firmy są chronione zgodnie z najwyższymi dostępnymi na rynku standardami bezpieczeństwa.
Jako wiarygodny partner instytucji finansowych, Centrum Obsługi Finansów działa zgodnie z wymogami NBP Głównego Inspektora Nadzoru Bankowego w zakresie outsourcingu (NB-BPN-II02-70/04 z dnia 3 sierpnia 2003 r.).
Na stałe współpracuje ściśle w zakresie obsługi prawnej i postępowań sądowych oraz egzekucji z Kancelarią Adwokacką, co gwarantuje najwyższy poziom merytoryczny oferowanych usług, jak również zapewnia kompleksowość oferty.
Współpracuje z grupą innych firm windykacyjnych. Dzięki tej współpracy zasięg działań, ich skuteczność i precyzja są zwielokrotnione, a Zleceniodawcy są dodatkowo chronieni przed potencjalnymi dłużnikami.
STRUKTURA FIRMY I PODZIAŁ RÓL
Charakterystyczną cechą struktury Centrum Obsługi Finansów jest jej elastyczność i możliwość niemal nieograniczonego rozwoju, bez ryzyka spadku efektywności czy rezygnacji z najwyższego standardu świadczonych usług.
Schemat organizacyjny firmy został pokazany na rysunku poniżej.
Administrator - biuro, którego zadaniem jest utrzymywanie kontaktów z Zleceniodawcą i prowadzenie z nimi wymiany informacji, ścisła współpraca z kancelarią prawną, oraz pozostałymi firmami świadczącymi dla Centrum Obsługi Finansów usługi pomocnicze. Ponadto administrator pełni role koordynatora działań windykacyjnych wykonywanych przez przedstawicieli oraz agentów, którzy są odpowiedzialni za kontakty z dłużnikami.
Przedstawiciele - podlegający bezpośrednio Administratorowi, którym przypisany jest odrębny obszar geograficzny działania - region. Przedstawiciele są uprawnieni do finalizowania procesu zawarcia ugody z dłużnikiem, oraz do uzgadniania z Zleceniodawcą decyzji o dalszych działaniach wobec dłużnika. Ponadto do zadań Przedstawicieli należy prowadzenie korespondencji monitoringowej czy monitoringu telefonicznego. Ich zadaniem jest zarządzanie pracą działających w terenie Agentów, oraz przyjmowanie od nich raportów z realizacji zadań i zarządzanie zawartymi w nich informacjami. Przedstawicielom podlegają działający w terenie Agenci.
Agenci - stanowiący podstawę, na której opiera się działalność firmy Centrum Obsługi Finansów, a biuro pełni wobec niej funkcję pomocniczą i wspierającą. Są jednymi z filarów, na których firma buduje swą skuteczność, gdyż nawet regularne monity pisemne czy telefoniczne nie zapewniają tak dobrych efektów, jak bezpośredni kontakt z dłużnikiem i osobiste prowadzenie z nim negocjacji.
Agenci są doskonale wykwalifikowanymi, doświadczonymi negocjatorami, sprawnie posługującymi się różnorodnymi środkami psychologicznymi, motywującymi dłużników do dobrowolnej spłaty należności. Nacisk na stanowcze negocjacje z dłużnikami na etapie polubownym powoduje, że udział odzyskanych wierzytelności bez konieczności kierowania sprawy do sądu sięga poziomu zadawalającego naszych Zleceniodawców.
Liczba Agentów współpracujących z firmą nie jest strukturalnie ograniczona i zależy ona wyłącznie od bieżących potrzeb Zleceniodawcy. Każdy Agent prowadzi ograniczoną liczbę spraw, co zapewnia jego pełne zaangażowanie, stały kontakt z dłużnikami i wysoką efektywność. Agentom, przypisane są również geograficzne obszary działania, jednak znacznie mniejsze i mieszczące się w zakresie fizycznej możliwości dotarcia Agenta do każdego punktu, w ramach przypisanego mu obszaru. Agenci mają dostęp wyłącznie do informacji przekazanych im przez Przedstawicieli i do nich też raportują zwrotnie wyniki swojej pracy. Ich zadaniem jest bezpośrednie dotarcie do dłużnika, ustalenie miejsca jego pobytu i aktualnych danych teleadresowych, uzyskanie informacji o przyczynach powstania zaległości w spłacie zadłużenia, prowadzenie negocjacji zmierzających do spłaty zaległości, doprowadzenie do podpisania ugody lub w przypadku gdy nie jest to możliwe, do zabezpieczenia przedmiotów umów kredytu / leasingu na podstawie odpowiedniego upoważnienia/pełnomocnictwa ze strony wierzyciela, lub określenie kondycji finansowej i stanu majątkowego dłużnika, z którego mógłby on zaspokoić wierzytelności w ewentualnym postępowaniu egzekucyjnym oraz wspieranie działań egzekucyjnych z mocy wyroku sądowego dla podniesienia ich skuteczności.
OPROGRAMOWANIE - SYSTEM WIND+
Drugą podstawą, na której opiera się skuteczność Centrum Obsługi Finansów, jest doskonała komunikacja, zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą, Zleceniodawcą i kancelarią prawną.
Zapewnia ją specjalistyczne oprogramowanie windykacyjne, system WIND+, będący własnością firmy Centrum Obsługi Finansów i specjalnie dla niej stworzony zgodnie z jej wymogami, na bazie wieloletnich doświadczeń z zakresu monitoringu i windykacji należności. System ten jest stale aktualizowany wraz ze wzrostem doświadczenia i rozwojem firmy. WIND+ wspomaga efektywność działań windykacyjnych i ułatwia administrowanie zleceniami. Unikalną cechą systemu WIND+ jest działanie w trybie on-line i możliwość dostępu do niego z dowolnej lokalizacji, przy zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa informacji. Dzięki temu program umożliwia bardzo sprawną komunikację, niezależnie od rozproszenia geograficznego działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych - Agentów i Przedstawicieli. Zapewnia natychmiastowe reagowanie, skuteczny monitoring dłużników, łatwy dostęp do danych teleadresowych oraz informacji o stanie każdej ze spraw.
Przepływ informacji w ramach systemu WIND+ następuje zgodnie z organizacją i podziałem zadań w ramach działań windykacyjnych i przebiega następująco:
Dane o dłużnikach i ich zaległych należnościach zostają zaimportowane do systemu z pliku o formacie CSV. Mogą zostać one pobrane od Klienta w postaci pliku zgodnego ze standardem, z którego normalnie korzysta dany Klient, przesyłanego pocztą elektroniczną zabezpieczonego systemem PGP, lub zostają zaimportowane do systemu przez okno dostępowe.
Dłużnicy zostają podzieleni na regiony według geograficznego obszaru działania Przedstawicieli, na podstawie przypisanych im kodów pocztowych. Każdy Przedstawiciel ma dostęp wyłącznie do danych ze swojego regionu, przy czym Przedstawiciele każdorazowo logują się do systemu za pomocą indywidualnego loginu i hasła.
Dział windykacji terenowej wprowadza informację otrzymane z terenu do programu. Informację są w znacznym stopniu standaryzowane ( lista wyboru ) , dzięki czemu w zależności od wyników rozmów z dłużnikami są oni klasyfikowani według statusu sprawy. Pozostałe, niestandardowe informację są wprowadzane do systemu w postaci opisowej.
Uzyskane informacje o statusie dłużników przekazywane są Klientom w postaci zbiorczych raportów, eksportowanych w pliku o formacie PDF lub CSV, przesyłanych pocztą elektroniczną w pliku zabezpieczonym systemem PGP. Zarówno pod względem formatu, jak i częstotliwości raportowania Centrum Obsługi Finansów elastycznie dostosowuje się do wymogów i potrzeb każdego Zleceniodawcy. Zleceniodawca ma również możliwość dostępu on-line do informacji o swoich dłużnikach, takich jak historia zadłużenia, aktualny status oraz opis z przeprowadzonej interwencji u dłużnika.
W ustalonych przedziałach czasowych Zleceniodawca przesyła uaktualnione zestawienia informacji o dłużnikach, zawierające przede wszystkim stan spłat należności. Są one importowane do systemu, a następnie na podstawie tworzonych przez system zestawień, analizowana jest historia danej sprawy i podejmowane są decyzje odnośnie dalszego postępowania.
O Firmie | Oferta | Przetargi | Kontakt | System WIND+