Kontekst - usługi finansowe

COF - Centrum Obsługi Finansowej

O FirmieOfertaPrzetargiKontakt

System WIND+
będący własnością firmy Centrum Obsługi Finansów i specjalnie dla Niej stworzony zgodnie z jej wymogami zapewnia między innymi:
-) Bezpieczństwo
-) Skuteczność
-) Komunikację.
więcej ...

Oferta

Zapraszamy do współpracy...

Wprowadzenie - COF

Centrum Obsługi Finansów to ogólnopolska firma windykacyjna prężnie działająca na polskim rynku. Dzięki doświadczeniu oraz przejrzystej procedurze działania skutecznie rozwiązuje problemy finansowe w zakresie dochodzenia należności oraz przejmowania przedmiotów umów kredytowych / leasingowych na rzecz instytucji finansowych oraz podmiotów gospodarczych. Firma istnieje od 1996 roku. W 2000 roku zmieniona została nazwa firmy i koncepcja jej działania. Wszystkie te zmiany przyniosły podwyższenie jakości świadczonych usług i poszerzenie obszaru działania firmy. W oparciu o bliską współpracę z wieloma instytucjami finansowymi w Polsce zgromadziliśmy niezbędne doświadczenie, wypracowaliśmy skuteczne procedury dochodzenia należności, a przede wszystkim dorobiliśmy się wysokiej klasy fachowców - specjalistów do spraw windykacji, potrafiących skutecznie dochodzić należności od dłużników. Specjalizujemy się w obsłudze długów wynikających z kredytów, leasingów, kart kredytowych, sprzedaży ratalnej, pożyczek gotówkowych.

KLIENCI

Działa na rzecz instytucji finansowych mających w swojej ofercie produkty finansowe kierowane do osób fizycznych oraz małych i średnich przedsiębiorstw.

OBSZAR DZIAŁAŃ

Swą działalnością obejmuje teren całej Polski.

METODY I STYL DZIAŁAŃ

Stosuje innowacyjne techniki administrowania zleceniami, zapewniające całkowite bezpieczeństwo informacji oraz pełną dyskrecję.

Kreatywnie korzysta ze wszelkich metod umożliwiających odzyskanie długu, jednak podejmuje wyłącznie działania w granicach dozwolonych obowiązującym prawem. Szczegółowe metody działań są objęte tajemnicą służbową.

Działa elastycznie, by zapewnić maksymalny efekt przy minimalnych kosztach ponoszonych przez Zleceniodawcę.

Dba o wygodę i spokój Zleceniodawcy, jak również o jego dobry wizerunek i interes prawny.

Podstawy skuteczności

DOŚWIADCZENIE I PROFESJONALIZM

Centrum Obsługi Finansów dysponuje wykwalifikowaną kadrą zaufanych osób. Daje to gwarancję profesjonalizmu obsługi Zleceniodawców, oraz dyskrecji i bezpieczeństwa działania. Od nowo zatrudnianych pracowników wymagane jest obowiązkowo przedstawienie zaświadczenia o niekaralności, jak również każdy pracownik ma obowiązek ukończenia w szczególności szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i nabycia umiejętności skutecznej negocjacji.

Procedury i procesy stosowane przez Centrum Obsługi Finansów, spełniają wszelkie wymogi Ustawy o ochronie danych osobowych, jak również wytyczne GIODO, w zakresie przechowywania i przetwarzania danych osobowych.

Wszelkie dane, informacje, sprzęt komputerowy, pomieszczenia i zasoby firmy są chronione zgodnie z najwyższymi dostępnymi na rynku standardami bezpieczeństwa.

Jako wiarygodny partner instytucji finansowych, Centrum Obsługi Finansów działa zgodnie z wymogami NBP Głównego Inspektora Nadzoru Bankowego w zakresie outsourcingu (NB-BPN-II02-70/04 z dnia 3 sierpnia 2003 r.).

Na stałe współpracuje ściśle w zakresie obsługi prawnej i postępowań sądowych oraz egzekucji z Kancelarią Adwokacką, co gwarantuje najwyższy poziom merytoryczny oferowanych usług, jak również zapewnia kompleksowość oferty.

Współpracuje z grupą innych firm windykacyjnych. Dzięki tej współpracy zasięg działań, ich skuteczność i precyzja są zwielokrotnione, a Zleceniodawcy są dodatkowo chronieni przed potencjalnymi dłużnikami.

STRUKTURA FIRMY I PODZIAŁ RÓL

Charakterystyczną cechą struktury Centrum Obsługi Finansów jest jej elastyczność i możliwość niemal nieograniczonego rozwoju, bez ryzyka spadku efektywności czy rezygnacji z najwyższego standardu świadczonych usług.

Schemat organizacyjny firmy został pokazany na rysunku poniżej.

Schemat organizacyjny firmy

Administrator - biuro, którego zadaniem jest utrzymywanie kontaktów z Zleceniodawcą i prowadzenie z nimi wymiany informacji, ścisła współpraca z kancelarią prawną, oraz pozostałymi firmami świadczącymi dla Centrum Obsługi Finansów usługi pomocnicze. Ponadto administrator pełni role koordynatora działań windykacyjnych wykonywanych przez przedstawicieli oraz agentów, którzy są odpowiedzialni za kontakty z dłużnikami.

Przedstawiciele - podlegający bezpośrednio Administratorowi, którym przypisany jest odrębny obszar geograficzny działania - region. Przedstawiciele są uprawnieni do finalizowania procesu zawarcia ugody z dłużnikiem, oraz do uzgadniania z Zleceniodawcą decyzji o dalszych działaniach wobec dłużnika. Ponadto do zadań Przedstawicieli należy prowadzenie korespondencji monitoringowej czy monitoringu telefonicznego. Ich zadaniem jest zarządzanie pracą działających w terenie Agentów, oraz przyjmowanie od nich raportów z realizacji zadań i zarządzanie zawartymi w nich informacjami. Przedstawicielom podlegają działający w terenie Agenci.

Agenci - stanowiący podstawę, na której opiera się działalność firmy Centrum Obsługi Finansów, a biuro pełni wobec niej funkcję pomocniczą i wspierającą. Są jednymi z filarów, na których firma buduje swą skuteczność, gdyż nawet regularne monity pisemne czy telefoniczne nie zapewniają tak dobrych efektów, jak bezpośredni kontakt z dłużnikiem i osobiste prowadzenie z nim negocjacji.
Agenci są doskonale wykwalifikowanymi, doświadczonymi negocjatorami, sprawnie posługującymi się różnorodnymi środkami psychologicznymi, motywującymi dłużników do dobrowolnej spłaty należności. Nacisk na stanowcze negocjacje z dłużnikami na etapie polubownym powoduje, że udział odzyskanych wierzytelności bez konieczności kierowania sprawy do sądu sięga poziomu zadawalającego naszych Zleceniodawców.
Liczba Agentów współpracujących z firmą nie jest strukturalnie ograniczona i zależy ona wyłącznie od bieżących potrzeb Zleceniodawcy. Każdy Agent prowadzi ograniczoną liczbę spraw, co zapewnia jego pełne zaangażowanie, stały kontakt z dłużnikami i wysoką efektywność. Agentom, przypisane są również geograficzne obszary działania, jednak znacznie mniejsze i mieszczące się w zakresie fizycznej możliwości dotarcia Agenta do każdego punktu, w ramach przypisanego mu obszaru. Agenci mają dostęp wyłącznie do informacji przekazanych im przez Przedstawicieli i do nich też raportują zwrotnie wyniki swojej pracy. Ich zadaniem jest bezpośrednie dotarcie do dłużnika, ustalenie miejsca jego pobytu i aktualnych danych teleadresowych, uzyskanie informacji o przyczynach powstania zaległości w spłacie zadłużenia, prowadzenie negocjacji zmierzających do spłaty zaległości, doprowadzenie do podpisania ugody lub w przypadku gdy nie jest to możliwe, do zabezpieczenia przedmiotów umów kredytu / leasingu na podstawie odpowiedniego upoważnienia/pełnomocnictwa ze strony wierzyciela, lub określenie kondycji finansowej i stanu majątkowego dłużnika, z którego mógłby on zaspokoić wierzytelności w ewentualnym postępowaniu egzekucyjnym oraz wspieranie działań egzekucyjnych z mocy wyroku sądowego dla podniesienia ich skuteczności.

OPROGRAMOWANIE - SYSTEM WIND+

Drugą podstawą, na której opiera się skuteczność Centrum Obsługi Finansów, jest doskonała komunikacja, zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą, Zleceniodawcą i kancelarią prawną.

Zapewnia ją specjalistyczne oprogramowanie windykacyjne, system WIND+, będący własnością firmy Centrum Obsługi Finansów i specjalnie dla niej stworzony zgodnie z jej wymogami, na bazie wieloletnich doświadczeń z zakresu monitoringu i windykacji należności. System ten jest stale aktualizowany wraz ze wzrostem doświadczenia i rozwojem firmy. WIND+ wspomaga efektywność działań windykacyjnych i ułatwia administrowanie zleceniami. Unikalną cechą systemu WIND+ jest działanie w trybie on-line i możliwość dostępu do niego z dowolnej lokalizacji, przy zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa informacji. Dzięki temu program umożliwia bardzo sprawną komunikację, niezależnie od rozproszenia geograficznego działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych - Agentów i Przedstawicieli. Zapewnia natychmiastowe reagowanie, skuteczny monitoring dłużników, łatwy dostęp do danych teleadresowych oraz informacji o stanie każdej ze spraw.

Przepływ informacji w ramach systemu WIND+ następuje zgodnie z organizacją i podziałem zadań w ramach działań windykacyjnych i przebiega następująco:
Dane o dłużnikach i ich zaległych należnościach zostają zaimportowane do systemu z pliku o formacie CSV. Mogą zostać one pobrane od Klienta w postaci pliku zgodnego ze standardem, z którego normalnie korzysta dany Klient, przesyłanego pocztą elektroniczną zabezpieczonego systemem PGP, lub zostają zaimportowane do systemu przez okno dostępowe.

Dłużnicy zostają podzieleni na regiony według geograficznego obszaru działania Przedstawicieli, na podstawie przypisanych im kodów pocztowych. Każdy Przedstawiciel ma dostęp wyłącznie do danych ze swojego regionu, przy czym Przedstawiciele każdorazowo logują się do systemu za pomocą indywidualnego loginu i hasła.

Dział windykacji terenowej wprowadza informację otrzymane z terenu do programu. Informację są w znacznym stopniu standaryzowane ( lista wyboru ) , dzięki czemu w zależności od wyników rozmów z dłużnikami są oni klasyfikowani według statusu sprawy. Pozostałe, niestandardowe informację są wprowadzane do systemu w postaci opisowej.

Uzyskane informacje o statusie dłużników przekazywane są Klientom w postaci zbiorczych raportów, eksportowanych w pliku o formacie PDF lub CSV, przesyłanych pocztą elektroniczną w pliku zabezpieczonym systemem PGP. Zarówno pod względem formatu, jak i częstotliwości raportowania Centrum Obsługi Finansów elastycznie dostosowuje się do wymogów i potrzeb każdego Zleceniodawcy. Zleceniodawca ma również możliwość dostępu on-line do informacji o swoich dłużnikach, takich jak historia zadłużenia, aktualny status oraz opis z przeprowadzonej interwencji u dłużnika.

W ustalonych przedziałach czasowych Zleceniodawca przesyła uaktualnione zestawienia informacji o dłużnikach, zawierające przede wszystkim stan spłat należności. Są one importowane do systemu, a następnie na podstawie tworzonych przez system zestawień, analizowana jest historia danej sprawy i podejmowane są decyzje odnośnie dalszego postępowania.

Gwarancja zaufania

W działalności firmy windykacyjnej zapewnienie bezpieczeństwa wszelkich powierzonych jej przez Zleceniodawcę informacji i uzyskanych danych o dłużnikach jest kluczową kwestią, do której w Centrum Obsługi Finansów przykłada się szczególną wagę. Dzięki stałej dbałości i pracy nad bezpieczeństwem i poufnością informacji firmie udało się wypracować wysoki standard, który jest konsekwentnie utrzymywany i rozwijany.

BEZPIECZEŃSTWO OPROGRAMOWANIA

Oprogramowanie działa na serwerze znajdującym się w Centrum Przetwarzania Danych Energis Polska, który jest wyspecjalizowanym ośrodkiem usług internetowych wysokiego poziomu bezpieczeństwa, stworzonym według aktualnych standardów światowych.

Pomieszczenia, w których znajduje się serwer są chronione poprzez ochronę fizyczną, system monitoringu oraz system kontroli dostępu. Nikt postronny nie ma kontaktu z serwerem.

Ponadto dane znajdujące się na serwerze są backupowane co 24 godziny. Kopia bezpieczeństwa znajduje się na innym serwerze, również znajdującym się w Centrum Przetwarzania Danych Energis Polska. Serwer działa pod kontrolą systemu operacyjnego Linux oraz serwera WWW Apache. Podobne rozwiązania zyskują na świecie coraz większą popularność, ze względu na oferowane bezpieczeństwo i niezawodność pracy.

Serwer jest nieustannie monitorowany w celu przeciwdziałania awariom oraz włamaniom. Jest zabezpieczony według aktualnej wiedzy na temat zabezpieczenia serwerów oferujących usługi w Internecie.

Połączenie przez Internet odbywa się szyfrowanym protokołem SSL, co uniemożliwia podsłuchanie hasła oraz przejęcie sesji użytkownika.

Serwer jest opatrzony certyfikatem wystawionym przez "Certum Level III Unizeto Sp. z o.o.". Firma Unizeto Sp. z o.o. została dwukrotnie uhonorowana przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej i Business Center Club Medalem Europejskim za usługi certyfikacyjne.

Administratorem serwera jest firma Triger - Systemy Komputerowe. Dostęp do aplikacji jest chroniony indywidualnym kontem oraz hasłem każdego użytkownika. Każde logowanie do programu jest rejestrowane, a hasła automatycznie wygasają po 21 dniach. Sesja użytkownika wygasa po 30 minutach nieaktywności i żeby ją wznowić należy ponownie podać hasło.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH I FINANSOWYCH

Budynek, w którym mieści się biuro firmy Centrum Obsługi Finansów jest chroniony fizycznie oraz całodobowo monitorowany przez wewnętrzną służbę ochrony.

Przetwarzanie danych osobowych w biurze Centrum Obsługi Finansów odbywa się wyłącznie na -zabezpieczonym hasłem- komputerze Administratora, który jest jedyną osobą mającą możliwość importowania danych do systemu.

Importowanie danych odbywa się wyłącznie w sposób automatyczny.

Cała dokumentacja objęta ustawą o Ochronie Danych Osobowych jest przechowywana w atestowanych szafach pancernych.

Wszyscy pracownicy Centrum Obsługi Finansów są przeszkoleni w zakresie ustawy o Ochronie Danych Osobowych, a jeżeli w ich zakres obowiązków wchodzi przetwarzanie tych danych, otrzymali stosowne upoważnienie oraz podpisali stosowne oświadczenie o przyjęciu go wraz z wszelkimi wynikającymi stąd konsekwencjami.

BEZPIECZEŃSTWO PRZEJĘTYCH PRZEDMIOTÓW UMÓW KREDYTOWYCH / LEASINGOWYCH

W przypadku przejęcia przedmiotu będącego zabezpieczeniem umowy kredytu/leasingu, szczególnie pojazdów mechanicznych oraz innych urządzeń i konieczności ich przechowywania, Centrum Obsługi Finansów dysponuje ubezpieczonym parkingiem strzeżonym całodobowo przez straż wartowniczą, znajdującym się na terenie WSK Poznań Ul. Unii Lubelskiej 3.

Zakres usług

Centrum Obsługi Finansów dąży do zapewnienia swoim Klientom kompleksowego zakresu usług i najwyższego standardu ich realizacji. Dlatego też koncentruje się przede wszystkim na polubownym dochodzeniu roszczeń finansowych, co umożliwia odzyskanie całości zaległych należności w maksymalnie krótkim czasie, przy minimalnych nakładach na proces windykacji.

Podstawowe kierunki działań Centrum Obsługi Finansów obejmują:

1. WINDYKACJA PRZEDSĄDOWA

Jej celem jest odzyskanie całości zadłużenia wraz z należnymi odsetkami, poprzez różnorodne działania dyscyplinujące dłużnika lub zabezpieczenie i zbycie przedmiotów będących zabezpieczeniem umów kredytu/ leasingu.

Windykacja przedsądowa jest prowadzona różnymi metodami, wśród których kluczową rolę odgrywa osobisty, bezpośredni kontakt z dłużnikiem, zapewniający stałą kontrolę nad przebiegiem procesu windykacji.

Przez cały czas działania windykacyjne podejmowane są w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy. Wierzytelność na każdym etapie postępowania windykacyjnego pozostaje w majątku Zleceniodawcy; dłużnicy dokonują spłat bezpośrednio na jego rachunek.

W przypadkach szczególnych gdzie zebrane informację pozwalają stwierdzić popełnienie przestępstwa bądź dłużnik odmawia współpracy, lub wydania przedmiotu będącego zabezpieczeniem umowy kredytu / leasingu Centrum Obsługi Finansów ściśle współpracuje z wszelkimi Organami Ścigania.

W zakres usług windykacyjnych w zależności od zapotrzebowania Zleceniodawcy wchodzą następujące czynności:

  • Wysłanie pisemnych wezwań do zapłaty
  • Windykacja telefoniczna
  • Ustalenie aktualnych danych teleadresowych oraz określenie stanu majątkowego dłużnika
  • Doprowadzenie do bezpośredniego kontaktu z dłużnikiem (negocjacje)
  • Monitoring spłat i realizacji zawartych ugód
  • Odbiór i zabezpieczenie przedmiotów umów kredytu/leasingu
  • Reprezentowanie przed wszelkimi Organami Ścigania
  • Wycena odebranych przedmiotów przez biegłych rzeczoznawców wskazanych przez Zleceniodawcę
  • Magazynowanie odebranych ruchomości
  • Kompleksowa obsługa sprzedaży odebranych ruchomości, w formie zgodnej z oczekiwaniami Zleceniodawcy. Najczęściej stosowane formy zbycia odebranych przedmiotów zastawu to:
    - Organizowanie przetargów
    - Sprzedaż komisowa
    - Licytacje internetowe
    - Sprzedaż poprzez gazety branżowe oraz inne dostępne źródła zbytu.

2. MONITORING SPŁAT

Jego celem jest zapewnienie prawidłowej realizacji zawartych ugód oraz nie dopuszczenie do powstawania dalszych zaległości.

Dłużnik, który na skutek działań windykacyjnych podjął spłaty, dzięki stałym, częstym i bezpośrednim kontaktom zdaje sobie sprawę z konsekwencji działania Centrum Obsługi Finansów i jest zdyscyplinowany do regulowania zobowiązań zgodnie z przyjętymi wcześniej ustaleniami.

Monitoringiem spłat są objęte wszystkie sprawy objęte procesem windykacji, może być on jednak stosowany również jako narzędzie prewencyjne wobec zaległości w bardzo wczesnym stadium przeterminowania, tak by osoby i firmy zaciągające zobowiązania wobec Zleceniodawcy miały świadomość konieczności regularnego i terminowego ich spłacania, oraz by podobne sytuacje nie pojawiały się w przyszłości.

3. OBSŁUGA PRAWNA

W przypadku gdy mimo prowadzonych działań windykacyjnych nie udaje się odzyskać należnych kwot, za zgodą Zleceniodawcy sprawa jest przekazywana Kancelarii Adwokackiej, z którą Centrum Obsługi Finansów na stałe współpracuje.

Do sądu kierowany jest pozew, w którym występuje się o sądowy nakaz zapłaty (o ile wystąpienie o taki jest możliwe w świetle dokumentów, którymi dysponuje Zleceniodawca) lub wyrok oraz klauzulę wykonalności. Klient jest wówczas reprezentowany przez adwokata na podstawie udzielonego przez siebie pełnomocnictwa rozpoczyna negocjacje z dłużnikiem dotyczące dogodnych dla stron form i terminów spłaty należności.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, powtórnie zostaje ustalone miejsce pobytu dłużnika, a następnie prowadzone są aktywne działania, w celu określenia możliwości efektywnego odzyskania należności. Wykorzystywane są przy tym informacje zdobyte już na wcześniejszym etapie działań windykacyjnych, obejmujące znajomość stanu majątkowego

Doprowadzenie do odzyskania długu na tym etapie pozwala Zleceniodawcy zaoszczędzić zarówno koszty związane z pokryciem zaliczki komorniczej, jak i czas związany z długotrwałym niejednokrotnie postępowaniem egzekucyjnym.

Jeżeli działania te nie przyniosą oczekiwanego rezultatu, współpracująca Kancelaria Adwokacka kieruje wniosek egzekucyjny do właściwej kancelarii komorniczej, w celu odzyskania należności. Wszczęta egzekucja jest starannie monitorowana przez Centrum Obsługi Finansów wraz z Kancelarią.

4. WERYFIKACJA WSTĘPNA

Jej celem jest sprawdzenie wiarygodności osób i podmiotów gospodarczych starających się o kredyt lub leasing.

Polega na zbadaniu danych zawartych w dokumentach przedstawianych Zleceniodawcy. Centrum Obsługi Finansów po potwierdzeniu ich zgodności ze stanem faktycznym, sporządza szczegółowy raport z przeprowadzonych czynności w formie określonej przez Zleceniodawców .

Działania prowadzone w związku z weryfikacją wstępną są prowadzone z zachowaniem najwyższej dbałości o dyskrecję i dobry wizerunek Zleceniodawcy. Dzięki takiej weryfikacji Zleceniodawca może mieć pewność, że informacje mogące mieć wpływ na przyszłe spłaty wymagalnych należności, podawane przez osoby zaciągające wobec niego zobowiązania, są prawdziwe. Informacje te są potwierdzane na drodze bezpośredniego kontaktu, a z przeprowadzonych czynności sporządzany zostaje szczegółowy raport.

Z poważaniem
Adam Płócienniczak